Hoe komt het dat we regelmatig worden verrast? | Erik Boers

 Zelf-evaluatie Raad van Commissarissen

“Het contact en het gesprek met de bestuurder is altijd zeer open. Toch blijft het lastig de juiste houding te vinden in onze rol als werkgever en toezichthouder. Je moet niet op zijn stoel gaan zitten. Het overkomt ons nogal eens dat we enkele aandachtspunten inbrengen en vervolgens overweldigd raken door de gegevens en achtergronden die de bestuurder aandraagt. Dan lukt het ons niet om vervolgens nog ‘lastige’ vragen te stellen. En wat erger is: vanwege de agendadruk komen we er de keer daarna niet op terug.”

Onlangs begeleidde ik de jaarlijkse ‘RvC zelf-evaluatie’ bij een woningbouwcorporatie. Een dergelijke gelegenheid leent zich goed voor een Socratisch onderzoek, want Socrates trok destijds voortdurend bestuurders aan hun jasje met de vraag of ze hun verantwoordelijkheid wel onderkenden en waarmaakten. In zijn verdedigingsrede zegt hij daarover het volgende: “Ik zal hem vragen stellen en zijn antwoorden kritisch onderzoeken. En als ik de indruk krijg dat hij niet voldoende niveau heeft, al beweert hij van wel, zal ik hem verwijten dat hij het belangrijkste verwaarloost en te veel waarde hecht aan onbeduidende dingen.”

Tijdens de voorbereidende gesprekken werd me duidelijk dat in de afgelopen jaren deze RvC als team beter naar elkaar toe was gegroeid, dat de voorzitter enorm gewaardeerd werd en dat het overleg met de bestuurder er stukken op vooruit was gegaan. En - niet onbelangrijk - de woningbouwcorporatie zelf had de boel, enkele jaren na de fusie, behoorlijk goed op de rit. Maar toch …. In alle gesprekken werd verzucht dat er regelmatig resultaten opdoken die stevig afweken van de prognoses en budgettering. Dus na een algemene terugblik op het afgelopen jaar, inclusief een open onderzoek naar het daadwerkelijk realiseren van de voornemens uit de vorige zelf-evaluatie, gingen we met deze verzuchting aan de slag.

Elk element van de kernvraag: Hoe komt het dat we regelmatig worden verrast? hebben we kritisch onderzocht: Waardoor word je precies verrast? Is zo’n verrassing eigenlijk wel problematisch? En zo ja, waarom dan? Wie wordt er verrast? Hoe regelmatig gebeurt dit? Wat is de dynamiek in het systeem, waarvan deze raad deel uitmaakt, die ervoor zorgt dat die verrassing plaats vindt? Het sturen op de vier gespreksdeugden (wees nieuwsgierig, wees vrijmoedig, wees beknopt en wees concreet) helpt om dit onderzoek echt gezamenlijk te maken en diepgang te geven.

Eén van de onderliggende dynamieken die opdoken was de volgende. Een commissaris had regelmatig het gevoel dat er iets niet lekker zat. Ze kaartte wel de inhoud aan, inclusief een advies, maar meestal niet het gevoel dat haar bekroop, waardoor de anderen niet gealarmeerd werden. Soms wisselde ze dat gevoel uit in kleine kring: één op één met een collega-commissaris, soms in de commissie die zij leidde. Maar die onrust kwam dan nooit in de plenaire vergadering ter sprake. De raad neemt zich voor om in het vervolg bij elke vergadering te polsen welke ‘onrustpunten’ er leven en deze gericht te bespreken in plaats van zich strikt door de agenda te laten bepalen. Tijdens deze analyse dook nog een andere, hiermee vervlochten dynamiek op: een andere commissaris ervoer wel dat er af en toe onderling wat werd uitgewisseld, maar voelde zich daarin buitengesloten, waardoor hij de indruk had nooit voldoende voorbereid te zijn. Dat wierp hem op zichzelf terug en deed hem wat afstand nemen. Hierdoor loopt de raad het risico niet volop gebruik te maken van de bij deze commissaris specifiek aanwezige ervaring en vaardigheden. De overigen hadden wel iets van die distantie ervaren, maar snapten nu ook hoe ieder daaraan bijdroeg.

En zo kwamen de verschillende lagen in communicatie en samenwerking (IPIG) organisch ter sprake. De Inhoudelijke laag: verrast worden door tegenvallende cijfers; de Procedurele laag: bij vergaderingen aan de juiste zaken aandacht besteden; de Interactieve laag: de onderlinge betrokkenheid, de Gevoelslaag: het gevoel van onrust en van buitengesloten raken.